Quy trình đặt in tem nhãn: Các bước chuẩn từ tư vấn đến giao hàng (nhanh – đúng – bền)
Quy trình đặt in tem nhãn là yếu tố quyết định bạn có nhận được tem nhãn đúng nội dung – đúng chất liệu – đúng tiến độ hay không. Với tem phụ (thực phẩm, mỹ phẩm, TPCN/dược, điện tử, gia dụng, thời trang, hóa chất, hàng nhập khẩu…), nếu làm đúng quy trình ngay từ đầu sẽ tránh lỗi thiếu thông tin, sai chính tả, bong tróc, nhòe chữ, QR/Barcode khó quét.
1) Bước 1: Gửi yêu cầu đặt in (càng rõ càng nhanh)
Bạn chỉ cần cung cấp 5 nhóm thông tin sau:
Thông tin sản phẩm
Tên sản phẩm / ngành hàng (thực phẩm, mỹ phẩm, TPCN, điện tử…)
Nội dung cần in: thành phần, NSX–HSD, số lô, hướng dẫn, cảnh báo…
Thông tin tem
Kích thước tem (nếu chưa có, xưởng sẽ tư vấn)
Số lượng tem cần in
Tem tờ hay tem cuộn
Vị trí & bề mặt dán
Dán lên hộp giấy, chai nhựa, can, túi, khay, thiết bị…
Bề mặt trơn/nhám, phẳng/cong
Môi trường sử dụng
Khô ráo / ẩm / tủ mát / tủ đông / tiếp xúc dầu – dung môi
→ Đây là yếu tố quyết định chất liệu + keo dán.
Nhu cầu đặc biệt (nếu có)
QR/Barcode truy xuất, mã biến đổi (SKU/Serial/LOT)
Cán màng mờ/bóng
Tem niêm phong/bảo hành
Mẹo: Chụp 1–2 ảnh bao bì thật (mặt trước + mặt dán tem) sẽ giúp tư vấn cực chính xác.
2) Bước 2: Tư vấn chất liệu – keo – kiểu gia công (đúng môi trường)
Dựa trên thông tin bạn gửi, xưởng sẽ gợi ý:
Decal giấy: tiết kiệm, dán hộp giấy, môi trường khô
Decal nhựa PP/PVC: chống nước, khó rách (mỹ phẩm, đồ uống, kho ẩm)
Decal trong: thẩm mỹ cao, “tem như không tem”
Decal bạc (Silver PET): bền, chuyên cho tem thông số thiết bị
Keo bám dính mạnh: bề mặt nhám/PE khó dính
Keo đông lạnh: hàng tủ mát/tủ đông
Gia công thường chọn:
Cán màng mờ/bóng (chống trầy, chống lem)
Bế theo khuôn (bo góc, tròn, oval…)
Chia cuộn/đóng tờ theo cách bạn dán
3) Bước 3: Thiết kế/dàn trang tem (đúng bố cục – dễ đọc – dễ quét mã)
Xưởng sẽ:
Sắp xếp nội dung rõ ràng, ưu tiên phần quan trọng (tên hàng, NSX–HSD, lô, cảnh báo…)
Thiết kế QR/Barcode đúng chuẩn quét, chừa vùng trắng quanh mã
Canh lề, cỡ chữ phù hợp để in ra không bị “bí chữ”
Nếu bạn đã có file sẵn:
Gửi file AI/PDF/PNG hoặc mẫu tem cũ để xưởng dàn lại theo chuẩn in
4) Bước 4: Duyệt nội dung & duyệt bản in (bước quan trọng nhất)
Trước khi in, bạn cần kiểm tra kỹ:
Chính tả, dấu tiếng Việt
Tên sản phẩm, thành phần, công dụng
NSX–HSD, số lô (đúng định dạng)
Xuất xứ, đơn vị chịu trách nhiệm
QR/Barcode: quét thử ra đúng link/đúng mã
Khuyến nghị: Duyệt theo checklist 2 người (người soạn + người kiểm) để giảm sai sót.
5) Bước 5: In test (khuyến nghị) & test bám dính thực tế
Với các đơn hàng quan trọng hoặc môi trường khó (ẩm, đông lạnh, hóa chất…), nên in test để:
Kiểm tra màu sắc, độ nét chữ nhỏ
Test quét QR/Barcode
Test bám dính trên bao bì thật (nhựa nhám, chai cong, can PE…)
Test lau chùi/ma sát (nếu sản phẩm hay cọ xát khi vận chuyển)
6) Bước 6: In hàng loạt – gia công hoàn thiện
Sau khi chốt test:
In số lượng theo đơn
Cán màng (nếu có)
Bế tem theo khuôn
Chia tem theo cuộn hoặc tờ
Dán nhãn phân loại (theo size/mẫu/SKU) nếu bạn in nhiều loại
7) Bước 7: Đóng gói – giao hàng – hướng dẫn dán tem
Xưởng sẽ:
Đóng gói chống cong/gãy cuộn, chống ẩm
Giao đúng hẹn
Hướng dẫn cách dán để tem bền:
Dán trên bề mặt sạch, khô, không dính dầu
Ép đều lực, đặc biệt ở mép tem
Với hàng tủ mát/tủ đông: dùng đúng keo lạnh và dán đúng quy trình
8) Thời gian đặt in thường mất bao lâu?
Tùy số lượng, chất liệu và gia công:
In nhanh đơn giản: có thể xử lý nhanh theo lịch xưởng
In số lượng lớn/có bế khuôn/có mã biến đổi: cần thêm thời gian sản xuất
Muốn nhanh: chuẩn bị sẵn nội dung + kích thước + số lượng + ảnh bao bì, việc tư vấn và duyệt file sẽ rất nhanh.
9) Lỗi thường gặp khi đặt in (và cách tránh)
Thiếu thông tin/thiếu NSX–HSD, số lô → chừa vùng trống hoặc in biến đổi
Tem bong trên nhựa nhám/PE → đổi keo bám dính mạnh + tem nhựa phù hợp
Nhòe chữ khi gặp nước → dùng PP/PVC + cán màng
QR/Barcode khó quét → tăng kích thước mã, chừa quiet zone, test quét trước in
Kết luận
Một quy trình đặt in tem phụ chuẩn gồm 7 bước: Gửi yêu cầu → Tư vấn vật liệu → Thiết kế → Duyệt → In test → In hàng loạt → Giao hàng. Làm đúng quy trình sẽ giúp bạn có tem phụ đúng nội dung, bền đẹp, quét mã tốt và hạn chế lỗi phát sinh.